RESMİ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK USUL VE ESASLAR HAKKINDA YÖNETMELİK KAPSAMINDA DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR

10.06.2020 tarihli Resmi Gazete’de yayınlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul Ve Esaslar Hakkında Yönetmelik kapsamında güvenli elektronik imza kullanılarak elektronik ortamda veya el yazısıyla atılan imza ile fiziksel ortamda yapılan resmî yazışmalara ilişkin kuralları belirlenmesi, bilgi veya belge alışverişini, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesi ve uygulama birliğini sağlanması amacı taşımaktadır.

Bu kapsamda, Yönetmelik’in 3. maddesinde tanım ve belirlemeler yapılmış olup, “Belgenin Özellikleri” başlıklı İkinci Bölümde resmi yazışma ortamları, nüsha sayısı, belgenin şekli özellikleri, yazı tipi ve harf büyüklüğü 3. maddede belirtilen hallere özgü olarak düzenleme altına alınmıştır. “Belgenin Bölümleri” başlığı altında yazı alanı, kurumsal logo, başlık, sayı, tarih, konu, muhatap, ilgi, metin, imza, ek, dağıtım, olur, paraf, koordinasyon, belge doğrulama bilgileri, iletişim bilgileri, gizlilik dereceli belgeler, süreli ve kişiye özel yazışmalar, sayfa numarası, üstveri elemanları hususlarına ilişkin düzenlemeler getirilmiştir. Makam oluru alınan belgeler, ilgili birimin yöneticisi tarafından güvenli elektronik imza ile teklif edilir ve oluru alınan makam tarafından güvenli elektronik imza ile imzalanır. Ayrıca, belgenin birden fazla muhataba gönderilmesi durumunda dağıtım bölümüne yer verilmesi gerektiği belirtilmiştir. Paraf bölümünde tarih, unvan, ad ve soyad bilgileri kısaltma kullanılmadan ast-üst ilişkisine uygun olarak belirtilir. İletişim bilgileri; solda belgeyi gönderen idarenin adresini, posta kodunu, telefonunu, faks numarasını, e-posta adresini, kayıtlı elektronik posta (KEP) adresini ve adresini; sağda bilgi alınacak kişinin adını, soyadını, unvanını Buna göre, belgenin yazı alanın üst, sol ve sağ kenarından 1,5 cm boşluk bırakılarak düzenleneceği, idarelerin tercihen kurumsal logo kullanabileceği, belgelerde sayı bulunmasının zorunlu olduğu, muhatabın idare veya özel hukuk tüzel kişisi olması durumunda adın büyük harflerle ve sonuna yönelme hal eklerinden uygun olanın getirilerek yazılacağı düzenlenmiştir. Belgenin imzacısı olan yetkili makam, belgeye ait gizlilik derecesinin belirlenmesinden sorumludur. Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile imzalanan belgenin üstveri elemanları, belgenin ayrılmaz bir bütünü olup, tarih ve sayı gibi belge görüntüsü üzerinde yer alan bilgiler ile üstveri yer alan bilgiler arasında fark olamayacağı Yönetmeliğin Dördüncü Bölümü’nde “güvenli elektronik imza ile imzalanan belgenin çoğaltılması yetkilendirilmiş görevliler tarafından çıktı alınarak gerçekleştirileceği, güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerin gönderilmesi ve alınması işlemlerinin elektronik ortamda ilgili mevzuatla yetki verilmiş üçüncü bir taraf aracılığıyla kayıt altına alınarak yapılmasının esas olduğu, muhatabına elektronik olarak iletiminin mümkün olmadığı durumlarda, yetkilendirilmiş görevliler tarafından çıktısı alınan güvenli elektronik imzalı belge, elektronik ortamdaki aslına erişim amacı ile fiziksel ortamda gönderileceği, idareye muhatabı olmadığı halde elektronik ortamda güvenli elektronik imzalı bir belge gelmesi durumunda belgenin muhatabı olunmadığı bilgisi ve söz konusu belgeye ilişkin tanımlayıcı bilgilerin gönderene elektronik ortamda iletileceği belirtilmiştir.

Yönetmeliğin Beşinci Bölümü’nde idare içi ve idare dışı görüş, bilgi ve belge talep yazılarının günlü yazılacağı, idarelerin ilgili mevzuattaki özel hükümler saklı kalmak kaydıyla süre belirtilmeyen belge taleplerini, talebin kendilerine ulaşmasından itibaren en geç beş iş günü; süre belirtilmeyen bilgi ve görüş taleplerini ise talebin kendilerine ulaşmasından itibaren en geç on beş iş günü içinde yerine getireceği düzenlenmiştir. Belgeye süresi içinde cevap verilmemesi durumunda muhataba tekit yazısı yazılabilir. Yönetmeliğe uygun olarak yazılmayan belgelere verilecek cevabi yazılarda, bu Yönetmeliğin ilgili maddeleri belirtilmek suretiyle muhatap uyarılabilir. Söz konusu durumunda devam etmesi halinde, süreli belgeler hariç müteakip belgeler gerekçesi belirtilerek iade edilebilir.

Söz konusu hususlara ilişkin detaylı ve kapsamlı bilgiyi paylaşılan linkten elde edebilirsiniz:

Yönetmelik kapsamında belirtilen yazışma prosedürü kapsamında bir diğer önemli husus yazım kurallarıdır. Zira, doğru bir anlatım doğru kelimelerin kullanımı ile mümkündür. Bu itibarla, yazım yanlışlarının en çok isabet ettiği kelimeler ve doğru kullanımları ilgili tabloda paylaşılmaktadır.

Stj. Av. Kardelen ÇANAK